Você está lutando para que sua equipe tenha um bom desempenho no planejamento de eventos. O que você está fazendo de errado?

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O planejamento de eventos é uma habilidade desafiadora, mas gratificante, que requer criatividade, organização e trabalho em equipe. No entanto, se você está lutando para fazer com que sua equipe tenha um bom desempenho no planejamento de eventos, você pode estar cometendo alguns erros comuns que estão afetando seus resultados. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a evitá-los e melhorar o desempenho da sua equipe.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 7 contribuições. Saiba mais

Jay Clark

Sr. Operations Field Representative at PRA Destination Management

1 Falta de objetivos claros

Um dos primeiros passos no planejamento do evento é definir as metas e objetivos do evento. Sem metas claras, sua equipe pode ter expectativas, prioridades e visões diferentes para o evento, levando a confusão, conflito e perda de tempo. Para evitar isso, certifique-se de comunicar os objetivos do evento para sua equipe e alinhá-los com as expectativas do cliente, do público e dos stakeholders. Você pode usar a estrutura SMART para definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo que guiarão as ações e decisões de sua equipe.

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Jay Clark

Sr. Operations Field Representative at PRA Destination Management
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I have learned that collaborative planning helps with clearer communication, and seeking out the weaknesses of any event or program. It involves a meeting with all concerned staff on the event, where the event is described, then the floor opened to ANY "yea, but" "what if" questions. Once started, it helps bring up things that individual planning can miss. Often one "yea, but/what if" question stimulates consideration of things that were overlooked, AND gives all staff more overall understanding and clarity.

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Darlynne Reyes Menkin

Your Ultimate Team Building Champion
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Clear communication is key! And it’s important that you do it early on in the process and quite frequently. When we hire people, we always put together a working document so they have all the details in writing. That way, if there’s any confusion, you can always refer back to that document. Be sure to communicate your vision and goals clearly. And create an environment that’s comfortable for your team, so if they have questions, they’re not afraid to ask.

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2 Comunicação deficiente

Outro erro comum no planejamento de eventos é a má comunicação dentro da equipe e com partes externas. A comunicação é essencial para coordenar tarefas, compartilhar informações, resolver problemas e fornecer feedback. A má comunicação pode resultar em mal-entendidos, erros, atrasos e oportunidades perdidas. Para evitar isso, certifique-se de estabelecer canais de comunicação regulares e eficazes com sua equipe e outras partes relevantes, como fornecedores, palestrantes, patrocinadores e mídia. Você pode usar ferramentas como e-mail, telefone, videoconferência, bate-papo e software de gerenciamento de projetos para facilitar a comunicação e a colaboração.

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Aleksandra Siljanovska

Communication Advisor at E4E@мк
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In my experience, in event planning (especially with tight deadlines) informal channels of communication often emerge. This informal communication can be both beneficial and detrimental. On one hand, it fosters open dialogue and idea sharing, enriching the brinstorming process with diverse perspectives. On the other hand, it can lead to misinterpretations, conflicting instructions, and decision-making outside the established framework. In such scenarios, cultivating an environment where everyone feels safe to express their opinions and concerns becomes crucial. When team members feel heard and valued, they are more likely to align with project goals and contribute constructively instead of resisting the proccess.

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3 Falta de delegação

Como planejador de eventos, você pode ficar tentado a fazer tudo sozinho ou microgerenciar os membros de sua equipe. No entanto, isso pode levar ao burnout, estresse e má qualidade do trabalho. Para evitar isso, você precisa aprender a delegar tarefas e responsabilidades aos membros de sua equipe de acordo com suas habilidades, pontos fortes e disponibilidade. A delegação ajudará você a economizar tempo, aumentar a produtividade e capacitar os membros de sua equipe. Para delegar de forma eficaz, você precisa definir expectativas claras, fornecer orientação e suporte, monitorar o progresso e reconhecer as conquistas.

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Kayla McCuiston

Jack of all trades, master of some.
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Delegation is important for leaders in all fields. It starts by really knowing your team. Once you know how your players operate, you can begin playing to their strengths.

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4 Planejamento insuficiente

O planejamento é a chave para o planejamento bem-sucedido do evento. Sem planejamento suficiente, você pode encontrar desafios, riscos e custos inesperados que podem comprometer seu evento. Para evitar isso, você precisa se planejar com antecedência e antecipar os possíveis cenários e resultados do seu evento. Você pode usar ferramentas como análise SWOT, orçamento, cronograma, lista de verificação e plano de contingência para ajudá-lo a planejar seu evento em detalhes e se preparar para quaisquer contingências.

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Kayla McCuiston

Jack of all trades, master of some.
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From the moment your team arrives on site until the last table comes down, you need to have a plan. Sit down with your team early on and map out the event timeline. There should not be 5 minutes that are left without a plan. This is especially important if you are involving high-profile guests. You can never over plan for an event.

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5 Falta de feedback

O feedback é crucial para melhorar o desempenho da sua equipe e aprender com seus erros. Sem feedback, você pode não estar ciente dos pontos fortes e fracos de sua equipe e seu evento, e perder as oportunidades de crescer e melhorar. Para evitar isso, você precisa solicitar e fornecer feedback para sua equipe e outras partes envolvidas em seu evento. Você pode usar ferramentas como pesquisas, avaliações, depoimentos e avaliações para coletar feedback de seus clientes, participantes e partes interessadas. Você também pode usar ferramentas como debriefs, reuniões e avaliações para fornecer feedback aos membros de sua equipe e celebrar suas conquistas.

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Kayla McCuiston

Jack of all trades, master of some.
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Feedback is no one's favorite. That's why it's so important. By looking at ways to improve, you can do better next time. Feedback will also help in the delegation phase when it's clear where some did well and where others didn't.

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6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Eberechukwu Uchechukwu

Virtual Assistant | Project Management | Data Entry Specialist
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Check your leadership style - does your leadership style make your team feel intimidated or does your team members see you as one they can collaborate with or are you confrontational and stiff necked, hard to see reasoning or change method or style even in the face of glaring doom? This could also be a problem.

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