L’expérience collaborateur

Comment améliorer son expérience collaborateur ?

Selon le baromètre de l’expérience collaborateur 2019 de parlons RH, l’expérience collaborateur se définie par le ressenti d’un salarié durant sa présence dans une entreprise, de la phase de recrutement à son départ. 

L’expérience collaborateur découle de l’expérience candidat. Il faut donc optimiser au maximum le parcours de l’expérience candidat, afin que celui-ci n’ait pas un apriori négatif dès la phase du processus de recrutement. 

En tant que professionnel des ressources humaines, vous cherchez peut-être à améliorer l’expérience collaborateur pour diverses raisons. Certains facteurs peuvent contribuer à améliorer son expérience collaborateur, de l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ de l’entreprise : 

• L’expérience collaborateur commence par l’expérience candidat. Il faut donc un processus de recrutement bien défini, en fonction de chaque type de poste à pourvoir. 
• Mettre en place un processus d’onboarding réussi.
• Assurer un suivi régulier de ses collaborateurs durant toute la période où ils travaillent dans l’entreprise.  
• Inclure vos collaborateurs dans vos processus de recrutement, afin qu’ils se sentent concernés. Ils vont alors sentir que vous êtes reconnaissant envers eux. Cela va ainsi favoriser l’engagement de vos collaborateurs, qui seront alors plus motivés et qui auront une bonne image de l’entreprise dans laquelle ils travaillent. Cela aura un impact positif sur votre marque employeur puisque vos employés vont parler positivement de votre entreprise autour d’eux. De plus, le recrutement collaboratif permet d’avoir des avis différents sur votre recrutement et donc, d’avoir plus de chance de recruter la bonne personne.

L’onboarding, une phase du processus de l’expérience collaborateur à ne pas négliger

La phase d’intégration est souvent négligée, alors que celle-ci est pourtant aussi, voire, plus importante que le processus de recrutement.

L’onboarding, qu’est-ce que c’est et comment le mettre en place ?

L’onboarding correspond à la phase d’intégration d’un nouveau salarié, selon une définition de Focus RH de l’article “Onboarding : comment bien intégrer une nouvelle recrue?”.

Le processus d’onboarding débute dès la phase de processus de recrutement et dure jusqu’à l’embauche du salarié. 

Processus de recrutement

Il est important de réussir l’intégration de son employé, afin qu’il se sente bien dès le début dans l’entreprise. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la phase d’intégration ne se résume pas au premier jour du salarié dans l’entreprise. L’intégration commence dès que le candidat postule à une offre et ainsi, durant toutes les étapes du processus de recrutement. Ainsi, il est important d’optimiser son processus de recrutement afin qu’il soit le plus simple et le plus clair possible pour le candidat.

Donner des nouvelles à votre candidat

Une fois le candidat embauché, la phase d’onboarding est loin d’être terminée. En effet, il est important de rester en contact avec le candidat entre le moment où il a accepté l’offre d’emploi et son premier jour dans l’entreprise. Un candidat qualifié peut être convoité par plusieurs entreprises. Sans nouvelles de votre part, vous pourriez perdre un très bon candidat, qui risquerait d’aller travailler chez un de vos concurrents. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez, tout d’abord, lui envoyer des mails régulièrement. Il peut être bien de lui envoyer un mail récapitulatif avec des recommandations pour son premier jour (heure d’arrivée, où aller, à qui s’adresser…). Cela va rassurer votre nouveau collaborateur. Pour être moins formel et mettre le nouvel employé à l’aise, vous et votre équipe pouvez lui envoyer des mails avec des gifs de bienvenue, par exemple.

Prévenir vos collaborateurs

Il est également important de prévenir vos collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle recrue dans l’équipe. Ils pourront ainsi se préparer à son arrivée et lui réserver le meilleur accueil possible. En effet, il n’est jamais agréable pour un nouveau collaborateur d’avoir l’impression d’arriver comme un cheveu sur la soupe et que personne ne soit au courant de son arrivée. 

Tout préparer pour le jour J

Préparer l’environnement de son nouveau collaborateur, avant son arrivée, est une étape cruciale dans la phase d’intégration. Préparez-lui son bureau, un ordinateur avec ses accès (adresse mail, mot de passe), un portable professionnel si besoin, etc. Le collaborateur va alors se sentir bien intégré, dès son premier jour et va avoir une bonne image de votre entreprise. 

Accueillir la nouvelle recrue

L’accueil du nouveau salarié au sein de votre entreprise est un moment décisif, tant pour vous que pour votre nouvelle recrue. En effet, les premières minutes au sein d’une entreprise suffisent à un candidat pour se faire son propre avis sur vous et votre équipe. Soyez au petit soin de votre collaborateur pour ne pas qu’il ait envie de partir en courant, dès son premier jour dans votre entreprise. Cela peut être une bonne idée d’organiser un petit déjeuner d’accueil, lors de son premier jour, avec toute l’équipe. Votre nouveau salarié pourra ainsi faire connaissance avec ses collègues. 

Vous pouvez poursuivre cette première journée par une visite de l’entreprise, si cela n’a pas été fait auparavant. 

Lors de cette première journée d’intégration du nouveau collaborateur, vous pouvez organiser un déjeuner avec toute l’équipe. Cela va ainsi lui permettre de continuer à faire plus ample connaissance avec ses collègues.

Désigner un mentor pour votre nouveau collaborateur

Vous pouvez nommer une personne référente ou un mentor pour accompagner le salarié tout au long de son intégration et pour assurer un suivi. C’est le mentor qui pourra d’ailleurs faire la visite de l’entreprise au nouveau collaborateur. C’est également cette même personne qui pourra se charger d’amener ce nouveau collaborateur dans chaque bureau, pour rencontrer ses nouveaux collègues, un par un. Il pourra alors leur poser des questions et apprendre à les connaître davantage. Désigner un mentor va également permettre à un nouveau salarié d’être en confiance et de pouvoir se confier si quelque chose ne va pas.

Faire un suivi régulier

Il est important de faire régulièrement des points de suivi avec le salarié fraîchement arrivé dans votre entreprise, pour savoir où il en est et ce, durant sa période d’essai. Cela va vous permettre de vous assurer de sa bonne intégration et de son bien-être au sein de l’entreprise et de l’équipe. En faisant ces points de suivi, vous allez également pouvoir savoir s’il s’épanouit dans son poste. Ces points de suivi sont importants, à la fois pour vous et pour votre nouveau salarié. Ces moments là vont être l’occasion pour ce dernier de vous faire part de ce qui va ou de ce qui ne va pas. C’est également ce qui va permettre d’instaurer une relation de confiance entre vous et votre nouveau collaborateur. 

Proposer des formations

Durant la période d’essai, vous pouvez proposer des formations à votre nouveau coopérateur. Celui-ci va alors être opérationnel rapidement et va pouvoir bénéficier d’une montée en compétences. Cela va permettre à votre salarié, récemment arrivé, d’être davantage en confiance.  

Immersion dans l’entreprise

Prévoyez une journée ou une demi-journée d’immersion au sein de votre entreprise, avant le premier jour de votre salarié. Ceci n’est pas forcément nécessaire mais cela ne peut être que positif. Cette immersion va être l’occasion pour votre nouveau collaborateur de rencontrer ses futurs collègues et de s’intégrer plus facilement au sein de l’entreprise. Cette journée d’immersion est également l’opportunité de faire visiter l’entreprise à votre futur coopérateur. Au cours de cette visite, faites lui rencontrer ses futurs collègues, son futur bureau, la salle de pause… Cela va lui permettre de prendre ses repères et d’être moins stressé pour son premier jour.

Fin de la période d’essai

La phase d’intégration perdure tout le long de la période d’essai. Si vous décidez d’embaucher votre nouveau collaborateur, à la fin de la période d’essai, vous pouvez organiser un cocktail de bienvenue en réunissant l’équipe au complet. Vous pouvez également lui offrir un petit cadeau, en guise de bienvenue et pour marquer le coup. Il y aura alors des chances pour que votre nouveau salarié se souvienne longtemps du jour où il a été embauché.

Les avantages d’une expérience collaborateur réussie

Limiter le turnover

Il est important que vos collaborateurs se sentent bien, dans votre entreprise, pour éviter qu’ils aient envie de partir. Il en est de même pour un salarié fraîchement arrivé, en période d’essai. Durant cette période, celui-ci est libre de décider s’il veut continuer dans l’entreprise ou partir, une fois la période d’essai terminée. De plus, au cours de cette période, ce nouveau collaborateur peut être convoité par d’autres entreprises. Si ce dernier ne se sent pas très bien dans votre entreprise, il sera susceptible de vouloir aller voir ailleurs. 

Toute entreprise connaît un taux de turnover, cependant, s’il y a un fort taux de turnover dans votre entreprise, c’est qu’il y a surement des choses à revoir. Cela peut être dû à un processus de recrutement trop long ou peu clair. Un salarié qui a vécu une mauvaise expérience candidat va déjà avoir un apriori négatif sur une entreprise. Cela peut avoir un impact négatif, par la suite, puisque l’expérience collaborateur est la continuité de l’expérience candidat. Un taux de turnover trop élevé peut également être dû à un mauvais processus d’onboarding. En effet, un collaborateur ayant mal vécu sa phase d’intégration risque de partir à la fin de sa période d’essai ou pire encore, il peut mettre fin à sa période d’essai avant que celle-ci arrive à terme.

En France, nous sommes relativement bien concernés par ce sujet. Selon l’article : “Onboarding : Les solutions RH qui facilitent l’intégration de vos collaborateurs”, de Parlons RH, la France est le pays d’Europe où le taux de turnover est le plus élevé. Effectivement, 21 % des salariés français ont quitté leur entreprise en 2017 contre seulement 15 % en moyenne dans les pays voisins. 

Il est donc important d’offrir la meilleure expérience collaborateur possible à un salarié. Et ce, tout au long de son parcours dans votre entreprise et pas uniquement durant sa phase d’intégration. 

Améliorer sa marque employeur

Un collaborateur satisfait de travailler dans une entreprise va devenir un très bon ambassadeur de son entreprise. En effet, celui-ci va avoir tendance à parler de son entreprise positivement autour de lui. Il peut être intéressant de mettre en avant des témoignages de vos collaborateurs sur votre site internet ou sur votre site carrière. Cela peut avoir un impact positif sur votre recrutement et donc, par conséquent, sur votre marque employeur. En améliorant votre expérience collaborateur, vous améliorez considérablement votre marque employeur. 

Cependant, cela n’est pas encore bien ancré dans l’esprit des professionnels des RH, de manière globale. En effet, le baromètre de l’expérience collaborateur 2019 nous apprend le contraire. Une étude a été réalisée auprès d’un échantillon de personnes, dont des professionnels des RH, et d’autres personnes qui se sentent concernées par le secteur des RH. D’après cette étude, le principal objectif de l’expérience collaborateur est de renforcer l’engagement des collaborateurs à 78%, alors que l’amélioration de la marque employeur n’arrive qu’en dernière position avec 0%. 

Fidélisation des salariés dans l’entreprise

Lorsqu’on embauche un salarié, on prévoit de le garder pour une longue durée. Cependant, pour qu’un salarié ait envie de rester travailler longtemps dans l’entreprise, il faut que celui-ci se sente bien dans son environnement de travail et au sein de son équipe. La fidélisation d’un salarié commence dès la phase d’intégration. En effet, un salarié qui a été bien accueilli dans une entreprise et qui vit une bonne expérience de travail, au quotidien, va avoir envie de rester longtemps dans l’entreprise. D’après un article publié sur LinkedIn : “Shortlist : les 5 points clés de l’expérience collaborateur”, une phase d’intégration réussie pourrait réduire le turnover de 31% et encourager 58% des employés à rester plus de trois ans dans une entreprise.

De plus, un salarié fidèle va avoir un impact bénéfique pour la marque employeur d’une entreprise, puisqu’il va véhiculer une bonne image de l’entreprise dans laquelle il travaille.

Pour résumer :

• L’expérience collaborateur gagne en notoriété dans le secteur des professionnels des RH.
• L’expérience collaborateur désigne le parcours d’un collaborateur, de la phase de recrutement à son départ de l’entreprise.
• La phase d’intégration est aussi importante que le processus de recrutement.
• Le processus d’onboarding correspond à la phase d’intégration d’un salarié dans une entreprise. C’est une phase à ne pas négliger. 
• Il est important d’accompagner le nouveau collaborateur durant toutes les étapes de la phase d’intégration dans l’entreprise. 
• Une expérience collaborateur réussie permet de bénéficier de différents avantages : limiter le turnover, améliorer sa marque employeur, fidéliser ses employés.