Automatización de procesos para la nueva normalidad

La automatización es un tema que ha estado (o está) en la mesa de discusión de las empresas mexicanas. Tan solo en la Encuesta de Costos 2019 de Deloitte, se encontró que 70% de las organizaciones mexicanas ya volteaban a ver a la automatización como una alternativa para la "reducción de costos y productividad".

El distanciamiento social motivado por COVID-19, deja de manifiesto que la continuidad de los negocios depende de la capacidad de los mismos para operar de forma virtual. Esto nos lleva a cuestionar las estrategias del negocio, los modelos operativos y el apalancamiento en tecnologías de información de las organizaciones.

La pandemia ha expuesto la necesidad de blindar a las operaciones de los negocios ante la probable ocurrencia de futuros eventos disruptivos que, de nueva cuenta, pongan a la humanidad en pausas forzadas. La automatización de procesos del negocio surge como una herramienta a considerar por sus múltiples ventajas, en este sentido:

• Soporta la continuidad de los procesos de negocio, independientemente de la ubicación geográfica de las personas.
• Incrementa la productividad de procesos altamente transaccionales, dada la velocidad de procesamiento que la tecnología nos brinda y al hecho de que los robots pueden funcionar 7x24, los 365 días del año.
• Elimina los errores humanos, generando ahorros y eficiencias.
• Permite enfocar el talento humano en actividades de mayor valor agregado como el análisis de información y la toma de decisiones además de invertir más tiempo en estrategia, algo imposible por lo apremiante de las tareas operativas.

Por otra parte, algunos retos importantes de la automatización son:

• La eficiente identificación de los procesos susceptibles de automatización, pues no todos pueden ser candidatos. Comenzar con procesos que requieran intervención manual y que obedezcan a un set muy específico de reglas, además de ser muy recurrentes, repetitivos, predecibles, susceptibles a errores humanos, pero de gran importancia, ayudará a tener un impacto en la entrega de servicios y dar el mejor valor desde una escala pequeña y segura.
• El mapa de ruta de la automatización: ¿Qué debo automatizar antes y qué después? Una vez que se han evaluado los procesos a ser transformados, lo siguiente será estimar el valor relativo que producirá la automatización de tales procesos con base en el alcance, tamaño y variabilidad de cada uno de ellos.
• Construir y gestionar el caso de negocio de las automatizaciones: ¿qué factores inciden en el valor de cada automatización? ¿Qué decisiones clave inciden más en la obtención del beneficio?

Hasta hace poco, la automatización era una opción óptima para descubrir y extraer nuevo valor además de dar nuevas capacidades a la organización, tal como flexibilizarla. Bajo el contexto actual y para navegar en la incertidumbre, dicha flexibilidad es esencial. Una operación soportada por tecnología de automatización es una ventaja que ya muchos buscan y ven como una necesidad.

Sobre el autor: Rubén Fuentes es socio de Estrategia y Transformación Tecnológica de Consultoría en Deloitte México.