You're drowning in daily messages. How do you make sure you don't miss important updates?

Sem os filtros e os alertas é impossível gerenciar a quantdade de emails e informações que recebemos diariamente, costumo deixar como "não lido" o que preciso checar depois e não tiro da caixa de entrada até analisar, assim me asseguro do não esquecimento.

Ich kenne das Problem und auch bei mir ist die ein oder andere wichtige Mail untergegangen trotz Filter, Markierungen. Daher ist mein Tipp: ALLE Mails kurz anschauen und einer Aufgabe zuweisen. (Später beantworten, Archivieren ect.) Irrelevante Werbung lösche ich sofort. Außerdem habe ich mehrere Ordner in denen ich meine Mails ablege, damit mein Posteingang übersichtlich ist. Ich rate davon ab, Mails als “ungelesen” stehen zu lassen, da immer wieder die Gefahr besteht, dass die Nachricht versehentlich als “gelesen” markiert wird. (z.B. wenn die darüberliegende Nachricht gelöscht wird.)

Meine Faustregel lautet: Wenn ich ein Abonnement drei Mal hintereinander nicht gelesen habe, beende ich das Abonnement. Eine weite Lösung ist es, eine automatische Regel anzuwenden und z.B. den Newsletter in einen separaten Ordner zu schieben.

Erfahrungsgemäß werden Mail heutzutage, leider, nur überflogen, oder teilweise gelesen und ich erhielt nur einen Teil der Informationen, welche ich angefragt hatte. Eine Effektive Zusammenfassung des zu vermittelnden Inhaltes ist extrem hilfreich, um sicherzustellen, dass der Empfänger die ganze Nachricht aufnimmt. Generell fasse ich mich immer so kurz wie möglich. Bei einem Protokoll oder einem Update welches ich verschicke, ist das jedoch nicht steinfach. Früher hat es mich Zeit gekostet, die Schlüsselpunkte nochmal aufzugreifen. Jetzt lasse ich KI den Job machen und mit gezielten Kommandos funktioniert das hervorragend. (Vertrauliche Daten ändere ab, bevor ich den Text in das KI Tool gebe)

Ich rathe davon ab zu viele Plattformen zu nutzen, um Aufgaben zu koordinieren. Wenn man an zu vielen Orten nachschauen muss, um Aufgaben einzusehen oder sich zu informieren wird es zu unübersichtlich. Ich nutze beispielsweise für meine Aufgaben Outlook und für Teamkommunikation MS Teams, wobei beide Programme sind miteinander verknüpft sind.

Balancing daily messages and ensuring you see critical updates can be challenging. I’ve found it helpful to determine a few specific times throughout the day to check and reply to email and other messages. This practice helps ensure minimal disruptions to my workflow and ensures I don’t miss anything vital.

Establish guidelines about how and when to communicate important updates. For example, the Internal Communications team I previously led avoided sending comms during two hourlong intervals each day to help people stay focused and fight the urge to continuously check email. Within our team, if we wanted to share something urgent with one another and ensure no one missed it, we might send a “high importance” email, an “FYI” message on Microsoft Teams, or just pick up the phone for a swift resolution.

Davon Kommunikation zu delegieren rathe ich ab! Auch wenn ich mir Input von einem Teamkollege einhole, um die Frage des Kunden zu beantworten bleibe ich lieber selber im Kontakt. Die Nachverfolgung ist meiner Meinung nach weitaus stressigerer und risikoreicher, dass Information die für mich wichtig sind, verloren gehen.