What are the best ways to use technology for event planning on a budget?

Integrating technology into all aspects of events can bring several benefits, such as: - Improved participant engagement - Increased efficiency - Data collection and analysis - Improved communication - Access to a wider audience

Considere que reinventar a roda pode ser demorado, custoso e ineficiente. Busque por ferramentas prontas de mercado que o auxiliem na montagem de uma estrutura de comunicação, validação e automação. Comisso, seu time de marketing pode focar na comunicação e na produção do evento. Plataformas como Sympla, Lahar, RD Station e muitas outras, lhe permitiram divulgar facilmente por diferentes canais meios de inscrição, com alertas e confirmações automáticas. Gerando dados e indicadores rápidos para mensurtação das conversões e disponibilizando o time para as demais tarefas do projeto, além de gerar melhores experiências para os participantes.

In my experience doing due diligence on online #eventtech tools and platforms is an ongoing process that is needed to stay ahead of the game. More importantly, also get info on: - best practices not only for the event but also for the internal team - collect new data points or KPIs that others are using when using those tools - gain insight on how the onboarding is done in other companies

Some ideas for using smart devices for interactive quizzes and polls are: - Kahoot - quizlet - mentimeter - slido - conferences i/o also remember that smart devices such as mobile phones is the easiest way to have event participants become your marketers onsite at the event. Make sure you celebrate them, use social media walls such as walls.io, and recognize them as your event brand ambassadors.

Empregar a tecnologia é sempre um atrativo à parte. Sejam totens, painéis, mesas interativas ou até robos que circulam entre as pessoas realizando pesquisas e fornecendo informações. Lembre-se que tecnologia não limita-se ao digital. Paineis de indicadores construídos com canetinhas e barbantes podem ser alternativas que geram mensurações interessantes ao final do evento, chamam a atenção e conversam com quem não é íntimo de tecnologia. Este por sua vez é sempre um ponto a ser considerado ao se analisar os perfis de públicos. O quanto os participantes gostam e estão aptos para interagir com a tecnologia. Considere ainda que sempre é possível estimular de forma atrativa e curiosa para que os participantes utilizem seus próprios dispositivos.

Usar suas redes sociais para comunicar e para interagir em tempo real com os participantes são ações sempre muito bem-vindas para qualquer evento. Porém, não deixe de considerar que o comportamento atual das pessoas é de reportar em suas redes sociais e para suas próprias audiências o relato minucioso do que estão fazendo e por onde andam. Crie ações, conteúdos, espaços e estimule ainda mais este comportamento. Com isso seu evento ganhará uma legião de promotores que contarão para o mundo o que estão acompanhando durante e após o evento. Mídia expontânea de um público satisfeito, isso não tem preço.

Virtual event platforms - think of them as a venue. Digital events, blended events, and onsite events become your content continuum, where you can wrap networking, activations, and memorable moments, and keep the conversation and momentum going for all event participants from one event to another.

The hybrid allows the event to live beyond the venue's opening hours. For example, at one event we did, the meeting schedule included early morning and late evening slots where only virtual meetings could be booked. This was particularly important for participants, such as the Japanese attendees, as it enabled them to meet with companies located in Eastern time zones. This meant no geographical limitations, reduced travel costs and increased their return on investment. During event hours (9 a.m. to 5 p.m.), participants could book hybrid meetings.

We aim to reduce waste at events, and that's precisely where technology comes in. To aim for an eco-responsible event, we need to consider not only the impact of those who attend, but also those who don't! If you plan for X number of people, and there are no-shows in the end, there will be waste on ... -Energy consumption of the venue -Food and drink -GHG emissions from travel With an event platform, you can offer a personalized experience and guarantee ROI to participants, convincing them never to miss a gathering!