Les membres clés de votre équipe sont absents en cas de crise. Comment allez-vous naviguer dans le chaos de la communication ?

1 Évaluez rapidement

En cas de crise, le temps presse. Évaluez rapidement la situation pour en comprendre la portée et l’impact. Sans les membres clés de votre équipe, déléguez leurs responsabilités à des personnes de confiance qui ont une compréhension claire de votre plan de communication de crise. Veiller à ce que ces remplaçants aient accès à toutes les informations nécessaires et à l’autorité nécessaire pour prendre des décisions. Cette équipe ad hoc doit recueillir rapidement les faits, comprendre les parties prenantes impliquées et hiérarchiser les actions pour stabiliser la situation.

2 Communiquez tôt

Il est essentiel de communiquer tôt et souvent pendant une crise. En l’absence de membres clés de l’équipe, il est de votre responsabilité de vous assurer que les messages sont cohérents et exacts. Utilisez tous les canaux disponibles pour diffuser des informations aux parties prenantes et n’attendez pas tous les détails avant d’émettre une déclaration d’attente. Cette communication initiale doit reconnaître la crise, exprimer son engagement à la résoudre et informer les parties prenantes de la date à laquelle elles peuvent s’attendre à d’autres mises à jour.

3 Tirez parti des ressources

Utilisez toutes les ressources à votre disposition. Cela inclut votre plan de gestion de crise existant et tous les modèles de communication préparés à l’avance. Comptez sur les forces restantes de votre équipe et faites appel à un soutien externe si nécessaire. N’oubliez pas que la technologie peut être un allié puissant ; Utilisez les médias sociaux, le site Web de votre organisation et les listes de diffusion pour maintenir le dialogue ouvert et la circulation de l’information.

4 Restez flexible

La flexibilité est votre plus grand atout lorsque des acteurs clés manquent. Soyez prêt à ajuster vos stratégies au fur et à mesure que de nouvelles informations sont révélées. Écoutez les commentaires des parties prenantes et soyez prêt à changer votre approche si cela signifie protéger la réputation de votre organisation. Rester agile vous permet de répondre plus efficacement à la nature imprévisible d’une crise.

5 Maintenir l’intégrité

En cas de crise, surtout en l’absence de membres clés de l’équipe, le maintien de l’intégrité est primordial. S’assurer que toutes les communications sont véridiques et transparentes. Évitez les spéculations et engagez-vous à fournir des mises à jour au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles. Vos parties prenantes se souviendront de la façon dont vous gérez cette crise longtemps après qu’elle soit résolue, alors faites de l’honnêteté et de la conduite éthique les pierres angulaires de votre approche.

6 Bilan post-crise

Une fois la crise immédiate passée, effectuez un examen approfondi de la façon dont elle a été gérée. Cela devrait être fait même si les membres clés de l’équipe n’étaient pas disponibles pendant l’événement. Analysez ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et comment l’équipe s’est adaptée à l’absence de personnel crucial. Utilisez ces informations pour renforcer votre plan de communication de crise pour l’avenir, afin d’être encore mieux préparé au prochain défi inattendu.

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?