Agent en charge d'effectuer les tâches de secrétariat pour le Maire, son cabinet et du Directeur général des services.
ACTIVITES :
MISSION 1 : Secrétariat du Maire, de son Cabinet
• Filtrer les demandes (appels, courriers, mails…) faites à l'attention de Monsieur le Maire de son Cabinet, les orienter éventuellement vers les services.
• Actualiser le fichier personnalités et contrats de Monsieur le Maire et de son Cabinet.
• Assurer l'accueil physique des rendez-vous du Maire et de son Cabinet ou des personnes désirant un rendez-vous ou un renseignement.
• Saisir, rédiger et mettre en forme la correspondance du Maire et de son Cabinet.
• Relire tous les documents mis à la signature du Maire et des Elus.
• Mettre en forme et éditer des courriers, documents et supports de communication.
• Prendre les rendez-vous du Maire et de son Cabinet et gérer leur planning.
• Traiter les mails.
• Organiser les réunions à la demande du Maire et de son Cabinet.
• Rédiger les comptes rendus des réunions ou les relevés de décision.
• Organiser et gérer le classement des dossiers.
• Préparer et suivre les dossiers du Maire et de son Cabinet.
• Assurer le rôle de régisseur de la régie du Cabinet du Maire.
• Prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
• Réceptionner les demandes, et les transmettre aux personnes ou services concernés.
MISSION 2 : Secrétariat du Directeur général des services
• Effectuer les prises de RDV et gérer le planning du Directeur général des services.
• Gérer les appels téléphoniques du Directeur général des services.
• Organiser et planifier des réunions (réunions d'orientation, bureau exécutif ...).
• A partir d'informations écrites ou orales, rédiger quelques courriers.
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, etc.
• Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes...
• Tenir à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers.
• Assurer la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services.
MISSION 3 : Assurer la préparation, la gestion et le suivi des instances et des actes de la collectivité.
• Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM).
• Assister aux séances des Conseils Municipaux, avec prise des votes, de notes et réalisation du procès-verbal.
• Préparer les dossiers pour les Commissions des Finances des CM et CC.
• Élaborer les plannings des conseils municipaux et des commissions des finances.
• Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes.
• Mettre en oeuvre les procédures réglementaires et juridiques relatives au fonctionnement de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations).
Partenariat : Le Maire et de son cabinet, le directeur général des services, les correspondants du Maire, les élus, les administrés, les services et les correspondants du Maire.
DETAILS
Savoirs faire :
- Maîtrise de l’orthographe
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil
- Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Capacité à gérer les situations conflictuelles
Savoirs être :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Rigueur professionnelle
- Sens pratique
- Discrétion
- Disponibilité
- Capacité d’écoute
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées