Créativité et extraction des données

Mettre de l'ordre dans nos documents

Est certainement le premier pas pour redevenir maître de nos informations. À sa manière, c'est un jeu de pouvoir ou, si vous préférez, d'opportunité. Dans le sens où la gestion de l'information, des données si vous voulez, peut faire pencher la balance de la capacité et de l'autonomie de décision en faveur de l'organisation interne ou externe d'une entreprise (publique ou privée). Ce n'est donc pas une mince affaire. C'est l'autonomie qui est en jeu : plus nous serons autonomes dans nos choix (attention, autonomes et non isolés), moins nous serons obligés de subir les décisions d'autres organisations qui influenceront notre vie en entreprise.

De quoi parlons-nous exactement ?

D'une évolution progressive à choisir dans la gestion des documents. Tout commence là.

1. un audit documentaire (interne ou avec le soutien de professionnels externes) peut nous aider à cartographier le monde ou l'univers des documents qui caractérisent notre entreprise. A condition qu'il s'agisse d'un véritable audit et non d'un conseil avant vente. Il est donc préférable de demander l'aide de quelqu'un qui ne vend pas de solutions.

2. Suivre les processus dans lesquels les documents circulent (l'audit devrait déjà nous donner une idée) en vérifiant l'environnement informatique et humain dans lequel vivent les documents. Produits et logiciels impliqués dans la création des documents, personnel impliqué dans la distribution ou dans la rédaction et l'édition (parfois en collaboration) des documents eux-mêmes)

3. Adoption d'un système de suivi de la production de documents (papier et numérique). Des informations telles que le nombre d'impressions par mois et par appareil, la quantité de documents en couleur et d'autres paramètres clés, ainsi que la capacité de production de documents numériques pourraient nous aider grandement à comprendre notre système d'information.

Et le système de gestion des document?

Comme vous pouvez l'imaginer, jusqu'à présent, nous n'avons pas parlé de nous équiper d'un système de gestion centralisée des documents. En effet, non seulement il n'est pas nécessaire pour obtenir les premiers résultats, mais ce travail préparatoire pourrait augmenter les performances de votre futur DSM (en anglais Document System Management) ou GED (en français Gestion Electronique des Documents).

Pourquoi ce travail préparatoire est-il important ? Parce qu'il prépare non seulement l'entreprise qui l'adopte mieux d'un point de vue technologique, mais permet également un processus de formation pour les personnes qui seront responsables de sa gestion ou de son utilisation quotidienne. Le résultat final doit permettre à l'entreprise d'extraire des informations des documents, puis de les proposer aux créatifs de la communication qui pourront plus facilement générer de nouveaux documents.

En effet, nous avons identifié, défini et déconstruit l'information contenue dans les documents pièce par pièce pour ensuite la recomposer à volonté avec la contribution créative (du marketing par exemple) créant une culture d'entreprise par le partage de cette activité. Mieux qu'une machine à extraire des idées, non ?