Il ruolo del controllo di gestione durante la crisi Covid-19

Nel corso del 2020 le aziende hanno dovuto far fronte ad una crisi improvvisa, la cui gravità è variata a seconda del settore in cui operano. In questo contesto di elevata incertezza, le aziende che hanno gestito in modo rapido ed efficace il flusso informativo sono state in grado di reagire prontamente ai cambiamenti, prendendo decisioni strategiche di breve e medio termine basate su solide basi informative. Nella preparazione e analisi di queste ultime, e nel coordinamento tra i diversi dipartimenti, il controllo di gestione ha svolto un ruolo determinante. Questa funzione ora più che mai ricopre un’importanza centrale nel guidare le aziende in un momento caratterizzato da molte incognite.

La pandemia di Covid-19 ha obbligato i governi a ridurre fortemente le attività economiche generando una violenta crisi economica globale. “Violenta” è l’aggettivo chiave con cui leggere questa recessione. Al posto della parola “crisi”, sui quotidiani si è spesso letta la parola “emergenza”. Infatti, la velocità con cui si propagava il virus era tale che le conseguenze sul sistema sanitario prima e quello economico dopo davano luogo ad azioni che vengono intraprese in momenti di carattere emergenziale. Per difendersi da questa situazione le aziende avevano poco tempo e poche risorse, hanno avuto molta difficoltà nel pianificare le attività volte alla risoluzione dei problemi e solo quelle con un controllo di gestione ben strutturato sono riuscite a rispondere in modo adeguato. In poco tempo, i manager hanno dovuto fare scelte importanti per salvaguardare la continuità dell’attività aziendale, in un contesto in cui le esperienze passate non potevano aiutare, in quanto una contrazione del mercato dovuta ad una pandemia mondiale non era mai accaduta. Le domande a cui il management ha dovuto rispondere erano molto delicate, perché le scelte avrebbero influenzato direttamente il risultato economico. L’incertezza non riguardava solo aspetti specifici come singole aree aziendali o parti del processo produttivo, ma gli interrogativi potevano anche essere di carattere generale. Come varierà il costo delle materie prime utilizzate? Quando e quanto dobbiamo ridurre la nostra forza lavoro durante il lockdown? Quali scenari di vendita si prospettano? Si verificheranno rallentamenti negli incassi?

La funzione del controllo di gestione, ormai presente nella maggior parte delle aziende, ha contatti con tutte le altre aree aziendali e, in casi di emergenza come quello che abbiamo vissuto, il suo potenziale può essere sfruttato al meglio. Questa funzione ha un ruolo operativo importante nel monitoraggio delle attività aziendali e nel supporto al management per le decisioni di carattere sia strategico che operativo. Per le aziende industriali alcune delle attività più importanti sono:

• Organizzare e coordinare il processo di pianificazione aziendale in termini di risultati economici, piani di investimento e flussi di cassa.
• Calcolare e monitorare il costo dei prodotti che vengono offerti dall’azienda al mercato, verificare gli scostamenti tra costi preventivi e consuntivi fornendo le relative motivazioni.
• Condividere le informazioni quantitative e qualitative sull’andamento dell’attività economica attraverso un sistema di reporting che può essere destinato sia al top management che ai manager delle singole funzioni aziendali.
• Valutazioni di convenienza economica relativa a specifici progetti.

Per queste attività il controllo di gestione può avvalersi di strumenti tipici della propria attività come il budget, il business plan, la contabilità analitica, la contabilità industriale e strumenti informatici all’avanguardia come piattaforme di business intelligence per la condivisione delle informazioni. È durante lo svolgimento di queste attività che questa funzione intrattiene rapporti con tutte le aree aziendali e conosce quali sono i driver di costo e le interconnessioni tra le funzioni stesse. Per questi motivi, durante la gestione dell’emergenza, il controllo di gestione è stato sfruttato maggiormente come una funzione strategica di prevenzione e previsione di determinate situazioni, piuttosto che una funzione di mero controllo operativo. Collaborando con le altre funzioni aziendali il controllo di gestione ha potuto sviluppare una serie di possibili scenari a supporto delle scelte del management. Il processo utilizzato prevede che questa funzione recepisca le informazioni dalle altre aree, le condivida e misuri l’impatto delle scelte effettuate sul conto economico. Le domande che abbiamo citato prima potrebbero avere delle risposte banali o potrebbero rimanere senza risposta, ma attraverso l’utilizzo di metodologie di pianificazione e contabilità analitica il controllo di gestione è capace di formulare ipotesi e di fornire spunti di riflessione al management e alle altre funzioni aziendali. Basti pensare al monitoraggio dei crediti verso i clienti per capire come il monte crediti aziendale potesse essere influenzato da un rallentamento degli incassi. In questo modo, i reparti vendite e amministrazione possono lavorare per mettere in atto azioni correttive e tempestive volte a preservare il flusso di entrate. Un altro esempio riguarda la trasmissione delle informazioni tra i reparti vendite, produzione e acquisti. Sulla base delle assunzioni fatte dalla direzione commerciale nella stima delle vendite, il reparto produttivo può organizzare la propria attività ottimizzando le sue risorse, mentre la funzione acquisti può organizzare e gestire gli approvvigionamenti.

Ma queste funzioni non potrebbero parlarsi direttamente senza che interagisca con loro anche il controllo di gestione?

Il valore aggiunto deriva dal supporto dato a tali aree durante la discussione e la messa in atto delle decisioni da intraprendere. Nell’ultimo esempio riportato sopra, il supporto viene dato aiutando la direzione commerciale nella stima delle vendite, mentre produzione e acquisti vengono affiancati nella stima del fabbisogno di risorse. Durante la discussione di tali decisioni, i reparti potrebbero interfacciarsi solo con alcuni interlocutori, tralasciandone altri che invece dovrebbero essere coinvolti. Per questo motivo, serve il presidio di un organo strategico che riesca a coinvolgere tutte le funzioni su cui tali decisioni possono avere un impatto. Attraverso il sistema di reporting si condividono le informazioni che possono essere di carattere quantitativo, come come la misurazione dell’effetto delle decisioni sul conto economico, o qualitativo, come le sensazioni che il reparto commerciale recepisce dal mercato.

Davanti ad una pandemia mondiale ci siamo trovati spiazzati, insicuri sul futuro e abbiamo capito di essere molto vulnerabili. Il top management doveva coordinare l’intera azienda e fare in modo che le informazioni venissero trasmesse in modo chiaro, puntuale e capillare a tutte le aree funzionali. Questo ruolo di coordinamento e di trasmissione delle informazioni non può essere svolto direttamente dai vertici aziendali durante la gestione delle emergenze. Il controllo di gestione si è rivelato l’organo naturale al quale delegare l’onere di chiarire la situazione economica e di capire quali leve utilizzare per assicurare la continuità aziendale e preparare la ripartenza dell’attività una volta finito il lockdown. Il presidio del controllo di gestione sul sistema informativo ha giocato a favore della flessibilità aziendale innescando riflessioni sull’ottimizzazione delle risorse e sulla salvaguardia dell’attività economica. Tutte le aziende dovrebbero puntare ad avere una funzione che in casi di “emergenza” sia capace di dare un supporto all’intera struttura. Questa crisi ha cambiato profondamente le nostre abitudini ma, come tutte le crisi, ci ha fornito tanti spunti di riflessione. Per le aziende che utilizzano il controllo di gestione con mero scopo operativo è arrivato il momento di trasformare tale funzione in un’area strategica, capace di fornire gli strumenti necessari a prendere decisioni di breve, medio e lungo termine.