L’ufficio è morto. O no?

Mentre i leader stanno gestendo il ritorno in sicurezza in ufficio, è il momento di chiedersi se ci stiamo facendo la domanda giusta.

Telelavoro. Lavoro basato sulle attività. Lavoro a distanza, flessibile e agile. Come esperto di organizzazione aziendale, ho visto in azione e ascoltato le aziende discutere da molto tempo l’allontanamento definitivo dalla classica routine di lavoro in ufficio dalle 9 alle 5 ma, fino ad ora, non l’avevo mai vista diventare una pratica adottata diffusamente.

A seguito del COVID-19, la maggior parte dell'Italia delle imprese ha preso parte a un esperimento quasi globale di "lavoro da casa". Come la maggior parte degli esperimenti, non è andato perfettamente. I genitori che hanno dovuto contemporaneamente essere anche tutori scolastici dei loro figli sarebbero i primi ad essere d'accordo. Idem per i molti che vivono in una casa condivisa o quelli con scarsa copertura di accesso alla rete.

Tuttavia, ciò che mi ha colpito di più è la velocità con cui siamo passati da "è impossibile" a "lo stiamo facendo funzionare". I ruoli che una volta erano considerati "obbligatoriamente basati in ufficio" o almeno "basati principalmente in ufficio", con una transizione minima e a costi modesti, si sono dimostrati possibili anche senza gli uffici fisici quasi da un giorno all'altro. Le aziende hanno investito in strumenti di accesso remoto, i dipendenti hanno investito nell'apprendimento di quegli strumenti e i manager hanno imparato ad essere efficaci senza la necessità di vedere fisicamente il proprio team in ufficio. A quanto pare, le precedenti resistenze a lavorare da casa erano più un fallimento dell'immaginazione e della fiducia che della capacità.

Ora, mentre vengono sostituite le leggi che imponevano l’isolamento e il distanziamento e i dirigenti aziendali contemplano come tornare in sicurezza in ufficio, dovremmo considerare un’organizzazione del lavoro senza uffici? Molti dicono giustamente che non dobbiamo lasciare che una buona crisi vada sprecata. Ma come fare?

In Methodos, la società di consulenza fondata sul cambiamento culturale, sappiamo bene che le persone sono creature abituali. Ci piacciono le nostre routine e può essere difficile farci cambiare. Ma se siamo obbligati - come ha fatto il COVID-19 - ci adattiamo abbastanza bene. E, ora, molte persone non hanno alcuna fretta di tornare in ufficio, per motivi di sicurezza, per evitare un viaggio noioso e costoso o perché si sono rese conto che non c'è bisogno di essere in ufficio ogni giorno per fare bene il proprio lavoro.

Quando i collaboratori parlano di ciò che hanno amato dell'essere in ufficio, generalmente fanno riferimento al cameratismo: la capacità di connettersi faccia a faccia con i colleghi, collaborare sui progetti e socializzare. Ciò che piace di meno sono gli uffici aperti congestionati, la tecnologia e i servizi obsoleti, le temperature sgradevoli, le interruzioni costanti, il rumore.

Ovviamente, con l’imposizione del distanziamento e degli accorgimenti di protezione personale, è giusto dire che l'ufficio a cui tutti torniamo non sarà lo stesso di quello che ci siamo lasciati alle spalle a marzo. Con una recessione in corso, le aziende non avranno i fondi per ridisegnare gli spazi degli uffici o aggiungere immobili che aiutino i collaboratori a mantenere le distanze di sicurezza. Forse prima di provare a riportare indietro l'orologio a una versione sicura di "come erano le cose", dobbiamo riflettere e considerare come dovrebbero essere.

Ora c’è un'opportunità unica per la leadership - che probabilmente è anche un imperativo economico e sociale - per re-immaginare le forme e il significato dell'ufficio. La risposta sarà diversa per ogni organizzazione. Alcuni non avranno affatto bisogno di un ufficio. Altri saranno costretti a ridurre i costi e l'unica soluzione potrebbe essere il ridimensionamento o la dismissione di immobili non necessari. Ma trovare il giusto equilibrio per ogni azienda e i suoi dipendenti sarà la sfida più grande.

L'ufficio diventerà uno spazio di lavoro solo per la collaborazione? Un luogo in cui socializziamo e interagiamo, seguito da un momento di tranquillità per eseguire il lavoro da casa? Possiamo adottare un approccio stile albergo, in cui la scrivania e le sale riunioni sono prenotate in base alle esigenze, riducendo drasticamente la nostra presenza in ufficio?

Mentre come leader pensi a come cambierà la tua attività tra uno, cinque o dieci anni, alcune delle domande più importanti potrebbero essere quelle che poni ai tuoi collaboratori. Chiedi loro come vogliono lavorare, cosa manca loro in ufficio e quali elementi delle loro nuove modalità lavorative che hanno utilizzato in questi mesi vogliono mantenere.

Attrarre e valorizzare le persone con i talenti e le competenze utili continuerà senza dubbio ad essere una priorità per tutti. Offrire soluzioni più flessibili ed equilibrate ti aprirà a un pool più ampio di candidati e ti offrirà un vantaggio competitivo rispetto a coloro che non lo fanno. Significherà investire il tempo per imparare a comunicare in modo efficace in questa doppia modalità, garantendo che coloro che non sono in ufficio non siano svantaggiati da quelli che lo sono. Potrebbe anche richiedere ulteriori investimenti in tecnologia e accompagnare adeguatamente il cambiamento con formazione, supporto e un dialogo trasparente e continuo.

Ponendo ora le domande giuste, ci assicuriamo che le nostre organizzazioni non solo affrontino le sfide dei prossimi anni, ma diventino anche più forti e inclusive. Questo è quello che in Methodos chiamiamo diventare anti-fragili.